Η διαχείριση της κυκλοφορίας των εργοταξιακών οχημάτων γίνεται συνήθως από τους υπεύθυνους του γραφείου κίνησης. Στα μικρά εργοτάξια , κάποιος υπάλληλος καταγράφει αριθμό οχήματος , ώρα αναχώρησης και επιστροφής . Σε πιο οργανωμένη μορφή , κρατούνται και δεδομένα πληρωμών για καύσιμα λιπαντικά και επισκευές . Βέβαια , όλα αυτά γίνονται σε καθημερινή βάση , απλά αντιγράφοντας τα στοιχεία που κρατήθηκαν χειρόγραφα και τις αποδείξεις πληρωμών που έφεραν οι οδηγοί όταν πλήρωσαν για καύσιμα , λιπαντικά ή επισκευές.
Η οργάνωση όλων αυτών των στοιχείων , αν δεν γίνεται καθημερινή καταχώρηση , είναι δύσκολη. Όπως είναι δύσκολη και η λήψη αποφάσεων με βάση κριτήρια που σχετίζονται με τακτικές ζημιές ή με αυξημένα χιλιόμετρα μέσα σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Τα πράγματα δυσχεραίνουν όταν υπάρχουν γειτνιάζοντα εργοτάξια και κάποια οχήματα χρησιμοποιούνται εναλλάξ για τις ανάγκες κάποιων έργων.
Σε απλή μορφή , μπορεί να γίνει καταγραφή σε απλό φύλλο εργασίας του Excel όπου , για κάθε όχημα που κινήθηκε , θα φαίνονται τα παρακάτω στοιχεία. :
Ημερ/νία , Αρ. Κυκλοφορίας , Ονοματεπώνυμο Οδηγού, Ώρα Αναχώρησης , Ώρα επιστροφής , Ποσό δαπάνης , Ένδειξη Χιλιομετρητή.
Για την λήψη οργανωμένων και ομαδοποιημένων αποτελεσμάτων , θα γίνει χρήση αυτόματων φίλτρων . Μόνο τότε η παρουσίαση των αποστελεσμάτων θα είναι εύληπτη και αξιοποιήσιμη.
Για την λήψη οργανωμένων και ομαδοποιημένων αποτελεσμάτων , θα γίνει χρήση αυτόματων φίλτρων . Μόνο τότε η παρουσίαση των αποστελεσμάτων θα είναι εύληπτη και αξιοποιήσιμη.
Στην πράξη , και όταν ο χρόνος πιέζει , δύσκολο να κρατηθούν πιστά τέτοια στοιχεία . Όμως , η λήψη αποφάσεων από τους διοικούντες , απαιτεί συχνά μια ολοκληρωμένη εικόνα . Μια τέτοια εικόνα , μόνο η τακτική και οργανωμένη παρακολούθηση την εξασφαλίζει.
